PROCEDIMIENTO SELECCIÓN Y VINCULACIÓN PERSONAL ADMINISTRATIVO Código TH-PR-001
PROCESO GESTION DEL TALENTO HUMANO Versión
LÍDER JEFE DE TALENTO HUMANO Fecha de Publicación 11/Sep/2014
1. OBJETIVO
Establecer las directrices para la adecuada selección y vinculación del personal con el fin de garantizar la competencia de los funcionarios públicos de la Institución.

2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para la selección del personal administrativo de provisionalidad y de libre nombramiento y remoción (excepto los cargos de nivel directivo). La vinculación cubre todos los nombramientos de la Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia.

3. DEFINICIONES
3.1. SERVIDOR PÚBLICO: Son servidores públicos los miembros de las corporaciones públicas, los empleados y trabajadores del Estado y de sus entidades descentralizadas territorialmente y por servicios. Los servidores públicos están al servicio del Estado y de la comunidad; ejercerán sus funciones en la forma prevista por la Constitución, la ley y el reglamento. Son: los miembros de las Corporaciones Públicas (Senadores y Representantes a la Cámara, los Diputados, Concejales y miembros de las Juntas Administradoras Locales), los miembros de la fuerza pública, los particulares que ejerzan funciones públicas en forma permanente o transitiva, los funcionarios empleados y contratistas del Banco de la República, los integrantes de la Comisión Nacional Ciudadana para la Lucha Contra la Corrupción, Interventores, Consultores, Asesores y Contratistas. 
3.2. EMPLEADOS PUBLICOS: Persona natural que ejerce las funciones correspondientes a un empleo público, su vínculo se realiza a través de un acto administrativo unilateral de nombramiento. 
3.3. TRABAJADOR OFICIAL: Tienen este carácter quienes prestan sus servicios en actividades de construcción y sostenimiento de obras públicas y su vinculación laboral se realiza mediante un contrato de trabajo. Igualmente lo son quienes laboran en las empresas industriales y comerciales del Estado. 

4. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
ACTIVIDAD
QUÉ SE HACE CÓMO SE HACE QUIÉN LO HACE BASE LEGAL REGISTRO OBSERVACIONES
Solicitar aprobación del personal  El líder del proceso donde se encuentra el requerimiento de personal solicita la aprobación a Rectoria del cubrimiento de esa necesidad específica.

Con la aprobación de Rectoría, el lider de proceso entrega la información a Talento Humano.




 
Lideres de los procesos
Decanos
Líder Talento Humano
Rectoria 
  - Requisición
 
 
Verificar el pérfil del cargo vs. Requisición del personal  Verificar que el pérfil del cargo (Manual específico de funciones y de competencias laborales) dé respuesta a las necesidades plasmadas en la requisición de personal tales como:
  • Rol del cargo
  • Requisitos de estudio y experiencia
  • Conocimientos básicos o esenciales
  • Competencias funcionales y comportamentales 
  • Lider Talento Humano    - MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
     
     
    Seleccionar y elegir el candidato  Para la selección y elección del candidato, la líder de Talento Humano, debe cumplir los siguientes pasos:
    1. Se procede a realizar la convocatoria
    2. Se realizan entrevistas
    3. Se validan el Curriculum Vitae (CV) para verificar estudios, experiencia y conocimientos técnicos
    4. Se preselecciona terna de candidatos para enviar a medición de competencias
    5. Se realiza medición de competencias a la terna de candidatos que se tengan preseleccionados para ocupar esta vacante.
    6. Se recibe informe de medición de competencias
    7. Se verifican las referencias
    8. Se realiza la elección 
    Lider Talento Humano  Régimen del empleado oficial    La medición de competencias puede ser realizada por un psicólogo de la Institución o por un tercero. 
    Notificar al elegido que ocupará la vacante  Se debe notificar a la persona que fue elegida para ocupar la vacante, se le envía por correo electrónico los requisitos de vinculación y se solicita la cita para que se realice los exámenes médicos ocupacionales.  Secretaria de Talento Humano

    Profesional en SST 
        Los exámenes médicos ocupacionales son realizados por médicos expertos en Salud Ocupacional 
    Realizar la afiliación a la Seguridad Social  Se verifica con la lista de chequeo que cumpla con todos los requisitos para proceder a realizar la afiliación a la Seguridad Social.  Secretaria de Talento Humano

    Profesional de SST 
        La afiliación a la ARL se realiza un dia antes de que el elegido inicie labores. 
    Elaborar borrador de Resolución y Acta de posesión   Con la requisición de personal y todos los documentos que el elegido presentó para la vinculación se procede a realizar el borrador de la Resolución y del Acta de posesión.  Secretaria de Talento Humano      La resolución y el acta de posesión se deben elaborar para los funcionarios que ingresan provisionales y de libre nombramiento y remoción.
     
    Solicitar revisión y aprobación del borrador de la Resolución y Acta de posesión  Una vez elaborado el borrador de la Resolución y Acta de posesión, se solicita la aprobación del Asesor Jurídico.   Secretaria de Talento Humano

    Asesor Jurídico 
         
    Firmar contrato o resolución y acta de posesión  Una vez recibida la aprobación del asesor jurídico, se procede a la firma del Acta de posesión y Resolución.  Rector(a)

    Persona elegida 
      - Resolución y Acta de Posesión
     
     
    Archivar documentos  Luego de verificar que todos los documentos están en regla y que se ha firmado la resolución y el acta de posesión, se genera la historia laboral con sus respectivos soportes.  Secretaria de Talento Humano       

    5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
    • Acuerdo 002 de 2007. Estatuto General.

    6. REGISTROS
    REGISTROS
    Nombre Descripción Sitio de Almacenamiento Forma de Almacenamiento Tiempo de Retención Disposición Final Responsable
    CDP  Certificado de Disponibilidad Presupuestal para el personal solicitado  Historia laboral - Archivo de gestión de Talento Humano  Papel  Mientras el servidor esté activo en la Institucion  Transferencia al AC  Secretaria de Talento Humano 
    Contrato_Gestion de Talento Humano  Documento que formaliza la relación entre el servidor y la institución  Historia laboral - Archivo de gestión de Talento Humano  Papel  Mientras el servidor esté activo en la Institución  Transferencia al AC  Secretario de Talento Humano 
    Resolución y Acta de Posesión  Documento que formaliza la relación entre el servidor público y la Institución  Historia laboral - Archivo de gestión de Talento Humano  Físico  Mientras el servidor esté activo en la Institucion  Transferencia al Archivo Central  Secretaria de Talento Humano 

    7. CONTROL DE CAMBIOS
    VERSIÓN FECHA MODIFICACIÓN MODIFICACIÓN O CAMBIO
    1
    08/Sep/2014
    Se modifica todo el procedimiento para precisar sobre las actividades a realizar y ajustarlo al quehacer institucional. 

    8. ANEXOS

    Elaboró Revisó Aprobó
    Nombre: AUXILIAR DE NÓMINA
    Cargo: AUXILIAR DE NÓMINA
    Fecha: 11/Sep/2014
    Nombre: PROFESIONAL CALIDAD
    Cargo: PROFESIONAL DE CALIDAD
    Fecha: 11/Sep/2014

     
    Nombre: JEFE TALENTO HUMANO
    Cargo: JEFE DE TALENTO HUMANO
    Fecha: 11/Sep/2014

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